Appearance
Zarządzenie rolami
Role są odzwierciedleniem obowiązków wykonywanych przez pracowników kancelarii. Osoba pełniąca rolę sekretarki będzie prawdopodobnie zajmowała się przede wszystkim uzupełnianiem książki korespondencji oraz dodawaniem do terminarza wpisów dotyczących rozpraw i innych wydarzeń związanych z działalnością biura. Aplikant natomiast będzie mógł prowadzić sprawy, ale nie będzie w nich uczestniczył jako pełnomocnik klienta. Osoby pełniące poszczególne role są zatem w różnorodny sposób uprzywilejowane, jeśli chodzi o dostęp do danych. Zdajemy sobie sprawę z tego, że podział obowiązków w poszczególnych kancelariach wynika często z indywidualnego doświadczenia i może być inny, dlatego staraliśmy się stworzyć elastyczny system praw dostępu oparty o przywileje. Każdemu użytkownikowi systemu przypisana jest rola, która zdefiniowana jest za pomocą przywilejów. Jedną rolę może pełnić wielu użytkowników systemu np. w średniej wielkości kancelarii będzie zapewne więcej niż jedna sekretarka i kilkoro prawników. Przywileje mogą być nadawane i odbierane poszczególnym rolom, a pracownikowi np. wskutek awansu może zostać przydzielona inna rola. System instalowany jest z kilkoma rolami domyślnymi, które według naszej oceny i doświadczenia powinny w większości przypadków być wystarczające. Są to:
- Sekretariat: przeglądanie spraw prowadzonych przez kancelarię, zarządzanie książką korespondencji oraz terminarzem;
- Asystent: asystowanie w postępowaniach, przeglądanie spraw oraz czynności, zarządzanie terminarzem;
- Prawnik: przeglądanie spraw, dodawanie do bazy nowych spraw, uczestniczenie w postępowaniach w roli prowadzącego, zarządzenie drzewem typów spraw, zarządzenie aspektami finansowymi sprawy, przeglądanie wszystkich czynności, zarządzanie książką korespondencji i terminarzem, możliwość modyfikowania tabeli słownikowych.
- Mecenas: stopień uprzywilejowania roli Prawnik z dodatkową możliwością zlecania czynności innym pracownikom i uczestnictwa w postępowaniach w roli pełnomocnika klienta.
- Administrator: pełen zakres uprawnień.
Poziom uprawnień dla poszczególnych ról może być zmodyfikowany lub mogą zostać utworzone dodatkowe role. W tabeli znajduje się zestawienie wszystkich dostępnych przywilejów wraz z krótką charakterystyką.
| Przywilej | Charakterystyka |
|---|---|
| przeglądanie spraw | Możliwość wglądu we wszystkie sprawy prowadzone przez kancelarię. |
| zarządzanie sprawami | Możliwość edytowania wszystkich spraw prowadzonych przez kancelarię. Osoba prowadząca ten przywilej może modyfikować sprawy prowadzone także przez innych np. dodawać nowe etapy czy dokumenty. Przywilej umożliwia dodawanie do systemu nowych spraw. |
| pełnomocnictwo w sprawach | Uczestniczenie w sprawie w roli pełnomocnika klienta z ramienia kancelarii. Pełnomocnik może edytować daną sprawę oraz zlecać czynności prowadzącemu sprawę, a także asystentom przypisanym do sprawy. Pełnomocnik może dodawać do systemu nowe sprawy. |
| prowadzenie spraw | Uczestniczenie w sprawach w roli prowadzącego. Prowadzący sprawę może modyfikować jej dane oraz zlecać czynności asystentom. Prowadzący może dodawać do systemu nowe spraw, nie może jednak w nowej sprawie wybrać innego prowadzącego niż on sam. |
| asystowanie w postępowaniach | Uczestniczenie w sprawach w roli asystenta. Asystent ma wgląd w akta sprawy i może ją modyfikować |
| usuwanie spraw | Usuwanie historii postępowań. |
| zarządzanie typami spraw | Przywilej uprawniający do modyfikowania drzewa typów spraw (gałęzie prawa, dziedziny prawa). |
| przeglądanie finansów | Możliwość przeglądania historii należności / spłat klienta w obrębie postępowań, do których posiadacz przywileju ma wgląd. |
| zarządzanie finansami | Zarządzanie aspektami finansowymi sprawy. Dodawanie, edycja i usuwanie należności / spłat w obrębie postępowań, do których użytkownik ma czynny dostęp (może je edytować). |
| przeglądanie terminarza | Przeglądanie terminarza kancelarii. |
| zarządzanie terminarzem | Dodawanie oraz modyfikowanie wpisów w terminarzu. |
| usuwanie wpisów | Usuwanie wpisów z terminarza kancelarii. |
| przeglądanie czynności | Możliwość wglądu we wszystkie czynności wykonywane w ramach zadań pracowników kancelarii. |
| zlecanie czynności | Możliwość zlecania czynności innym pracownikom kancelarii, wliczając w to pracowników, którzy nie są związani z posiadaczem przywileju relacjami typu pełnomocnik – asystent lub prowadzący – asystent. |
| usuwanie czynności | Usuwanie czynności. Nie tylko tych zleconych przez siebie. |
| zarządzanie książką korespondencji | Dodawanie oraz edycja wpisów w książce korespondencji. |
| usuwanie wpisów z książki korespondencji | Możliwość usuwania wpisów z książki korespondencji. |
| usuwanie podmiotów | Usuwanie wpisów z kartoteki podmiotów. |
| usuwanie instytucji | Usuwanie wpisów z kartoteki instytucji. |
| przeglądanie pracowników | Możliwość przeglądania kartoteki osobowej pracowników zatrudnionych w kancelarii. |
| zarządzanie pracownikami | Dodawanie oraz edycja pracowników kancelarii. |
| usuwanie pracowników | Usuwanie osób z kartoteki pracowników kancelarii. |
| przeglądanie ról | Przeglądanie ról zdefiniowanych w systemie. |
| zarządzanie rolami | Dodawanie oraz edycja ról. |
| usuwanie ról | Możliwość usuwanie ról. |
| pozostałe czynności administracyjne | Zmiana globalnych ustawień aplikacji. |
| zarządzenie słownikami | Dodawanie, edycja oraz usuwanie wpisów w tabelach słownikowych. |
Poza wymienionymi w tabeli istnieją także przywileje, które posiadają wszyscy użytkownicy niezależnie od roli do jakiej zostali przydzieleni, są to np. możliwość przeglądania kartotek czy dodawanie własnych wpisów w terminarzu kancelarii.
Definiowanie nowej roli
INFORMACJA
Wymagany przywilej: zarządzanie użytkownikami
Po wybraniu pozycji Role z panelu Administracja okna głównego aplikacji, w części roboczej zostanie wyświetlony formularz zawierający listę zdefiniowanych w systemie ról:
Naciśnięcie przycisku Dodaj spowoduje otwarcie okna dialogowego, w którym, oprócz nazwy roli oraz jej nieobowiązkowego opisu, będzie można wybrać odpowiednie przywileje. Przywileje zostały podzielone na cztery logiczne grupy:
- Sprawy: przywileje związane bezpośrednio ze sprawami.
- Zadania: przywileje związane z zadaniami pracowników kancelarii. W grupie tej mieszczą się czynności oraz terminy.
- Kartoteka: przywileje zarządzania kartotekami.
- Administracja: przywileje związane z administracją systemem.
Aktywowanie odpowiedniej zakładki spowoduje wyświetlenie listy przywilejów z danej grupy. Nazwa roli musi być niepowtarzalna. Pewne przywileje wymuszają przydzielenie także innych, pokrewnych. Przykładowo, jeżeli zaznaczymy przywilej Zarządzanie terminarzem to system automatycznie wybierze także przywilej Przeglądanie terminarza
Kolorem czerwonym zostały zaznaczone przywileje, które odnoszą się do usuwania danych z systemu. Należy zachować szczególną ostrożność podczas ich przydzielania, gdyż nie da się odzyskać usuniętych z systemu informacji. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy nacisnąć przycisk Zapisz. Nowa rola zostanie dodana do systemu.
Modyfikowanie roli
INFORMACJA
Wymagany przywilej: zarządzanie użytkownikami
W formularzu listy ról należy zaznaczyć pozycję, którą chcemy zmodyfikować, a następnie nacisnąć przycisk Edytuj. W oknie edycji wprowadzamy odpowiednie zmiany i naciskamy przycisk Zapisz.
Usuwanie roli
INFORMACJA
Wymagany przywilej: usuwanie użytkowników
Po zaznaczeniu odpowiedniej roli należy nacisnąć przycisk Usuń. Jeżeli wśród pracowników są użytkownicy pełniący tę rolę, system zgłosi to odpowiednim komunikatem i przerwie operację usuwania. Aby usunąć taką rolę należy w pierwszej kolejności zmodyfikować dane pracowników zmieniając ich rolę na inną.